Dacă proiectul tehnic este promisiunea – „iată ce vom construi și cum" –, documentația de execuție este dovada – „iată ce am construit efectiv, cu ce materiale, în ce condiții și cu ce rezultate la verificări". Această distincție este fundamentală din mai multe perspective. Din perspectivă juridică, documentația de execuție dovedește că lucrarea a fost realizată conform proiectului și normativelor, ceea ce protejează atît beneficiarul, cît și executantul în cazul unor litigii sau accidente ulterioare. Din perspectivă tehnică, documentele de execuție – în special procesele-verbale de verificare și măsurătorile – confirmă obiectiv că instalația funcționează corect și sigur. Din perspectivă administrativă, documentația de execuție este condiția necesară pentru recepția lucrărilor (tema Capitolului V), pentru obținerea autorizației de funcționare și pentru întocmirea cărții tehnice a construcției.
Există o tentație, mai ales în cazul lucrărilor mici (case, renovări de apartamente), de a trata documentația de execuție ca pe o corvoadă birocratică și de a o întocmi formal, la sfîrșitul lucrărilor, mai degrabă decît pe parcurs. Această abordare este profund greșită. Documentația de execuție își pierde orice valoare dacă nu reflectă fidel realitatea de pe șantier. Un proces-verbal de lucrări ascunse întocmit retroactiv, după ce traseele de cabluri au fost acoperite cu tencuială, nu dovedește nimic – pentru că nimeni nu a verificat efectiv acele trasee în momentul în care erau încă accesibile.